中小企业怎么用网络会议？
2007-02-06
作者：admin
来源：中国营销管理网
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摘要： 远程管理是每个企业的难点，有实力的企业用OA系统，但其操作成本与适应难度比较大，强行使用起来也容易流于形式。
目前各中小型企业在运营管理中，本部与千里之外的驻点机构总是通过各种固定报告和电话来进行沟通和解决问题。远程管理是每个企业的难点，有实力的企业用OA系统，但其操作成本与适应难度比较大，强行使用起来也容易流于形式。
笔者将工作实践中的网络会议运作方法与心得稍加整理，意在与业界同仁分享。网络会议低成本远程管理实现交流的一种形式，不但实现了“秀才不出门便知天下事”，且做到了“不必三顾茅庐而纵论天下，不必渡江涉水而舌战群儒”。它包括网络视频会议、网络电话会议、QQ网络会议等等。我们的网络会议意义在于现代化企业运用现代化手段高效、快捷的沟通与管控；及时处理市场问题，沟通运营思想的平台。以下是我们使用网络会议这一管理工具的特别定位：
第一：使大家感觉到我们是一个协作团体，感觉到企业友人的存在；
第二：是市场销售工作中突发事件的解决窗口；
第三：是优秀工作经验交流、典型案例推广的平台；
第四：是上级对队员近期工作检阅的一种手段。
并针对销售部、市场部以及联席会议的频次做出了具体要求。
作为网络会议一种的网上QQ会议，提示大家：①对于中小企业来说，网络会议的课题不要贪大求全，即避免网络交流的缺陷，针对一、两个问题谈深谈透；②会议内容不要太多，时间控制在两小时以内；③会前的组织工作要做好，确定会议主题后下发会议通知，确认与会人员收到通知并准备会议所用资料；④保证会议简洁而高效——有效组织会议秩序，提前发函公布会议主题（简洁且不宽泛），应是与会人员感兴趣且共同关注的话题。
明确会议主持与会议记录人员责权：根据会议不同层级、不同主题会议主持人有不同责权范围。
第一、为避免会议期间与会人员原QQ名称影响交流，要求会议期间须用真实姓名——统一姓名。
第二、为避免与会人员交流中使用的口语和语气助词影响记录文案整理和决议下达，要求会议期间须使用书面语言发言——统一语言。
第三、为明确会议主题并保证会议能够顺利进行，要求会上发言须围绕主题并遵守发言秩序——统一主题。
第四、为避免会议发言重叠以及文字输入可能造成的拖沓现象，其参会不宜超过10人（即使10人也未必全都发言）。
会议记录人员将会议内容整理成会议记录文案（可直接复制后再分类整理），以便于备份和上传、下达，作为报告系统的补充部分。由此网络会议在通过低成本的网上QQ交流的同时，又可经过整理得到一份清爽的文字档案。
集中性的大会优点是面对面感受公司的人文气氛，传导企业方针，但是几乎没有机会来倾听队员对问题的阐述，更看不到他们的新鲜思路。而分层次的、以横向沟通为主的网络会议则是队员们恰当的表现自己的好机会。广开言路，感受队员的参与状态，发现队员可塑之处，互动启发，群策群力，并可从中获取更多的知识。
网络会议形成初期由我本人主持召开，但在发展过程中发现由我的助理来主持效果更好，即网络会议由我命题但并非我来主持召开。助理主持有以下优点：①保持会议有序进行；②更宽松的时间安排，如确定保证会议气氛宽松活跃。同时作为管理者游离在会议之外，站在另一个高度上来审视可能发现的问题，根据主力提供的会议记录文本运用自己的阅读能力对发现的问题进行集中解决。由此达到组织会议的目的。
现在网络会议已经成为我们公司的一种有效沟通方式，网络会议已经成为各系统、各层级之间的小型而高效的功能性会议。我们将会议分门别类，有驻外内勤、代表、经理、主管等等各层面，丰富多样的会议各种主题。俗话说管理由钢筋构成，而企业文化则是填补钢筋与砂子的溶物，而特殊的网络会议正是对企业运营中刚性管理的一种弥补。
活学活用现代信息工具与现代管理学工具的结晶产物，因地制宜，将现代网络科技与企业运营现状有效结合并加以充分运用，实现我们远程管理的目标。
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